SUOMEN EKOMATKAAJAT OY:N ASIAKAS- JA MARKKINOINTIREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE 

Pvm: 27.1.2020

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Suomen Ekomatkaajat Oy [”Ekomatkaajat”] toimintansa yhteydessä kerää ja käsittelee henkilötietoja, millaisia henkilötietoja se kerää, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään ja miten henkilötiedot on suojattu. Selosteessa kuvataan myös, mitkä ovat rekisteröityjen henkilöiden oikeudet ja kuinka rekisteröity voi oikeuksiaan käyttää.

Ekomatkaajat vastaa siitä, että henkilötietoja käsitellään tätä tietosuojaselostetta ja soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

 

1. REKISTERINPITÄJÄ

Suomen Ekomatkaajat Oy [”Ekomatkaajat”]

Y-tunnus 2807899-3

 

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIIN LIITTYVISSÄ ASIOISSA

Maria Ojajärvi

puh: 040 414 2930

sähköposti: info@ekomatkaajat.fi

osoite: c/o Mbe Kaisaniemenkatu 7, 00100 Helsinki

 

3. REKISTERIN NIMI

Asiakas- ja markkinointirekisteri

 

4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin voidaan tallettaa seuraavia tietoja:

  • etunimi ja sukunimi
  • sähköpostiosoite
  • osoite
  • ikä
  • asiakkaan ICE-kontakti
  • mahdolliset matkaan vaikuttavat terveydelliset rajoitteet ja muut tiedot erityistarpeista tai -toiveista
  • tiedot matkoista, joille asiakas on osallistunut
  • suostumus uutiskirjetilauksen vastaanottamisesta
  • henkilötunnus
  • passin tiedot
  • vakuutustiedot
  • muut tarvittavat tiedot, mitä projektiorganisaatio edellyttää matkan varaamisvaiheessa

 

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Henkilötietoja tallennetaan matkavarauksen käsittelemiseksi, matkan järjestämiseksi, sekä matkasta informointia varten. Henkilötietoja voidaan tallentaa myös uutiskirjetilauksen toimittamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn peruste on asiakassuhde Ekomatkaajien ja asiakkaan välillä tai asiakkaan antama suostumus.

 

6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Ekomatkaajat käsittelee henkilötietoja pääsääntöisesti ainoastaan niin kauan, kuin on välttämätöntä tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Asiakkaita koskevat henkilötiedot voidaan säilyttää niin kauan kuin kumpikin osapuoli voi kohdistaa toistaan kohtaan oikeudellisia vaateita. Tämän jälkeen Ekomatkaajat poistaa asiakasta koskevat henkilötiedot rekisteristä.

Tiedot suostumuksesta uutiskirjetilauksen vastaanottamiseen säilytetään niin kauan kuin henkilön voidaan katsoa kuuluvan markkinoinnin kohderyhmään. Suostumuksen uutiskirjetilauksen vastaanottamiseen voi peruuttaa milloin tahansa. Tämän jälkeen Ekomatkaajat poistaa markkinointisuostumusta koskevat tiedot rekisteristä.

 

7. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään.

 

8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Henkilötietoja voidaan luovuttaa matkakohteessa toimijoille, jotka toimivat Ekomatkaajien lukuun.

 

9. TIETOJEN LUOVUTUS EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle toimijoille, jotka toimivat Ekomatkaajien lukuun.

Kun henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, Ekomatkaajien vastuulla on varmistaa, että henkilötiedot ovat edelleen riittävän suojattuja ja että niitä käsitellään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

 

10. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Ekomatkaajat suojaa rekisterin sisältämiä henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Toimenpiteillä varmistetaan, että henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Ainoastaan rekisterinpitäjä ja tämän erikseen nimeämät henkilöt voivat päästä käsiksi rekisterin sisältämiin henkilötietoihin. Ainoastaan erikseen nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä henkilötietoja ja ylläpitää niitä. Tietoihin pääsyyn oikeutettuja sitovat myös salassapitovelvoitteet ja heitä koulutetaan jatkuvasti tietosuoja-asioissa.

Tietotekniikan avulla ylläpidettävät tietojärjestelmät ja ATK-laitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu tavanomaisesti käytössä olevilla teknisillä suojamenetelmillä. ATK-laitteet sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Manuaalinen aineisto säilytetään erillisessä arkistossa lukituissa tiloissa.

 

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Ekomatkaajat sitoutuu toteuttamaan alla kuvatut rekisteröidyn oikeudet. Rekisteröidyn on kuitenkin varauduttava todentamaan henkilöllisyytensä, ennen kuin Ekomatkaajat voi toteuttaa rekisteröidyn oikeutta koskevan pyynnön.

Mikäli rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietopyyntöä ei hyväksytä, annetaan henkilölle perusteltu ilmoitus, jossa kerrotaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty.

 

11.1. TARKASTUSOIKEUS 

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyn on esitettävä tarkastuspyyntö omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Tarkastus-pyyntö on maksuton enintään kerran vuodessa (12kk) toteutettuna.

 

11.2. OIKEUS VAATIA TIETOJEN OIKAISUA 

Mikäli rekisteröity havaitsee, että rekisterin tiedoissa epätarkkoja tai virheellisiä henkilötietoja, on rekisteröidyllä oikeus vaatia tällaisten tietojen oikaisua.

Tietojen oikaisua koskeva pyyntö on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti pyynnön toteuttamiseksi: pyynnössä on ilmoitettava ainakin rekisteröidyn nimi, epätarkat tai virheelliset tiedot sekä täydennetyt tai korjatut tiedot. Pyyntö tehdään omakätisesti allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

 

11.3. OIKEUS VAATIA KÄSITTELYN RAJOITTAMISTA TAI TIETOJEN POISTAMISTA 

Rekisteröidyn oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista aktualisoituu vain rajoitetuissa tilanteissa. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa korjaamista tai poistamista koskevaan pyyntöön. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista esimerkiksi tilanteessa, jossa niitä ei enää tarvita käyttötarkoitukseen, jota varten ne kerättiin tai jos käsittely perustuu suostumukseen, jonka rekisteröity peruuttaa.

Käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista koskeva pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

 

11.4. OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS 

Kun henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen perusteella (esimerkiksi uutiskirjetilaus), rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttamista koskeva pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

 

11.5. OIKEUS VASTUSTAA TIETOJEN KÄSITTELYÄ 

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli rekisteröity esimerkiksi katsoo, että rekisterinpitäjä on käsitellyt häntä koskevia henkilötietoja lainvastaisesti tai että rekisterinpitäjällä ei ole oikeutta käsitellä joitain häntä koskevia henkilötietoja.

 

11.6. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, ettei rekisterinpitäjä ole noudattanut soveltuvia voimassa olevia tietosuojasäännöksiä.

 

12. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESSA

Ekomatkaajat pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa. Muutokset voivat olla tarpeen esimerkiksi asiaankuuluvien lakien tai toiminnassa tapahtuvien muutoksien vuoksi.